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Les dépenses à inscrire dans votre livre-journal.

Dans le cadre où vous tenez un livre-journal des dépenses et des recettes, les principes suivants vous seront nécessaires pour obtenir une comptabilisation régulière (selon les règles) de vos dépenses.

Votre dépense doit être réelle : vous devez avoir effectivement réglé votre facture. Si vous payez une facture en plusieurs fois, vous ne pouvez enregistrer cette facture pour sa totalité. Vous devez inscrire sur votre livre journal, à la date de règlement, la somme effectivement versée. Il est hors de question, si vous n’avez pas opté pour une comptabilité commerciale, d’enregistrer le reste dû comme charge à recevoir. De même la date de facture n’a aucune incidence sur la date d’enregistrement de votre paiement. Si vous recevez une facture au mois de février mais que vous ne la réglez qu’en avril, vous enregistrez votre dépense sur le mois d’avril.

Le dépense doit être enregistrée sur l’exercice comptable ou elle a pris réalité : selon le mode de règlement que vous avez utilisé, les dates d’enregistrement ne seront pas les mêmes :

• pour une dépense en espèce : vous retiendrez la date de paiement.
• pour une dépense par chèque : vous retiendrez la date d’émission du chèque.
• pour une dépense par carte bancaire à débit immédiat : vous retiendrez la date de paiement.
• pour une dépense par carte bancaire à débit différé : vous retiendrez la date de débit sur votre compte bancaire.
• pour une dépense par traite : vous retiendrez la date du jour de paiement par la banque.
• pour une dépense par virement : vous retiendrez la date d’inscription du virement au débit de votre compte bancaire.

Les dépenses doivent être liées à l’exercice de votre profession : votre dépense doit être nécessaire à votre activité, c’est-à-dire que sans elle vous ne pouvez pas escompter avoir de revenus. Prenez garde à ne pas mélanger le caractère privé et le caractère professionnel d’une dépense. Vous pouvez déduire des frais de réception mais ne pouvez déduire des frais de coiffeur. Effectivement, même en argumentant que vous êtes allé(e) chez le coiffeur pour être correct(e) devant un client en particulier, cette dépense aurait quand même due se faire si vous ne travailliez pas comme agent commercial. Elle n’est pas liée à votre activité, elle n’est donc pas une charge pour vous en tant qu’agent commercial.

Vous devez pouvoir justifier du caractère professionnel de votre dépense en la liant soit à une recette, soit à une mission professionnelle.

Les dépenses doivent être justifiées : vous devez fournir une facture pour chacune de vos dépenses, attention un simple ticket de caisse n’est pas suffisant ! Cependant pour les parkings et les transports, les gérants ne délivrant pas de facture, la présentation du titre de transport où bien du ticket de parking est suffisante dans la mesure où les dépenses n’ont pas de caractère abusif et peuvent s’expliquer.

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